チームで仕事をしているときに、
他の部署やお客様に対して、

『少し待ってください。明日中にお返事します。』
と期限を決めてお伝えしたときに、

明日中にお返事ができればいいのですが、
期限が近づいてきているにも関わらず、
いろいろな事情で、返事ができないときもあります。
期限を明確にして伝えているので、相手は待っているはずです。

こういうときに、どうすればいいのか?

返事ができそうかどうかは、期限になる前に分かるはずです。
見通しを立てながら、期限が守れそうかどうかを意識していればそれ程難しくありません。

そう、
期限になる前に、
『お伝えしている期限に間に合いそうもありません。』
ということを、できるだけ早く伝えること。

期限になったとき(過ぎてから)伝えるのでは遅すぎます。
相手は、待っているからです。

さらに、
・謝罪の言葉(理由を一言添えて)
・再設定する期限
・相手が困らないような暫定回答の提示
をすることも大切です。

決して、「言い訳」はしないでください。
言い訳されると、相手は気分を害します。

期限を守れない「理由」と、「言い訳」の違い。
ちょっと難しいのですが、
理由は、「事実」を端的に伝えるところまで。
言い訳は、「相手に事情を理解してほしい」という気持ちが込められている。

理由であろうが、言い訳であろうが、相手は何も悪くありません。
理由のつもりで伝えても、「相手に理解してほしい」という気持ちがあると、
「押しつけ」
になってしまいます。
押し付けられると、気分を害してしまいます。

相手の立場になって、ちょっとだけ気配りができれば難しくないですよね。